Mein KI-Powerteam: Wie ich mit System-Denken und den richtigen Workflows 10x produktiver wurde

Hallo! Stell dir vor, du betrittst eine riesige, hypermoderne Werkstatt. An den Wänden hängen die ausgefallensten, kraftvollsten Werkzeuge, die du je gesehen hast. Aber du hast keine Ahnung, welches Werkzeug du für welche Aufgabe benutzen sollst. Du nimmst einfach den auffälligsten Hammer und versuchst, damit alles zu reparieren – vom filigranen Uhrwerk bis zur Betonmauer. Das Chaos ist vorprogrammiert, oder?

Genau so ging es mir eine Zeit lang mit KI-Tools. Ich habe mich in der Flut von ChatGPT, Gemini, Claude und Co. verloren und dachte, die Lösung sei, einfach alle gleichzeitig und für alles zu benutzen. Mehr Tools = mehr Produktivität, dachte ich. Falsch gedacht. Ich war gestresster als je zuvor und die Ergebnisse waren oft oberflächlich.

Der Durchbruch kam für mich, als ich aufgehört habe zu fragen: "Welche KI ist die beste?" und anfing zu fragen: "Welches Tool ist der richtige Spezialist für diese konkrete Aufgabe?" Ich begann, sie nicht als Konkurrenten, sondern als mein persönliches Dream-Team zu sehen. Und heute möchte ich dich in dieses Team einweisen und dir die einfachen, aber unglaublich wirkungsvollen Workflows zeigen, die meine Arbeitsweise revolutioniert haben.

Lass uns loslegen.

Stop! Hör auf, nach der einen besten KI zu suchen.

In der Realität gibt es sie nicht. Stell sie dir stattdessen als dein Team von Spezialisten mit unterschiedlichen Stärken vor. So sehe ich sie:

• ChatGPT: Der Allround-Assistent. Kreativ, vielseitig und mein Go-To für generelle Aufgaben. Besonders stark, wenn man ihm einen spezifischen Kontext gibt.

• Gemini: Der integrierte Builder. Perfekt vernetzt mit Google, mit einem riesigen Kontextfenster und fantastisch, um aus Texten sofort visuelle Formate wie Infografiken oder sogar ganze Präsentationen zu bauen.

• Claude: Der visuelle Stratege. Mein Favorit für durchdachte, präzise und strategisch wertvolle Visualisierungen. Er erstellt editierbare SVG-Grafiken – ein absoluter Game-Changer.

• Perplexity: Der spezialisierte Researcher. Er sucht nicht nur, er forscht. Und das Beste: Ich kann die Quellen kontrollieren und bekomme stets die neuesten Informationen.

• NotebookLM: Der Wissens-Synthetisierer. Dieses Tool ist mein zweites Gehirn. Ich füttere es mit meinen eigenen Dokumenten und Quellen, und es hilft mir, tiefe Erkenntnisse daraus zu ziehen und Berichte zu generieren, die auf meinem Wissen basieren.

Die richtige Frage ist also nicht "Wer ist der Beste?", sondern: "Wer ist der Richtige für diese Aufgabe?"

Ich habe meine Workflows für dich in drei Kernbereiche unterteilt:

1. Recherche & Analyse

2. Strategische Visualisierung

3. Asset-Erstellung

Das Ziel ist nicht, alle Tools zu benutzen. Diese Beispiele sind nur ein Startpunkt. Sobald du siehst, wie sie sich verbinden, wirst du deine eigenen, perfekten Kombinationen entdecken.

1. Recherche & Analyse: Vom oberflächlichen Suchen zum tiefen Verstehen

Hier geht es darum, neue Informationen zu finden und Sinn darin zu machen. Wie die meisten startete ich oft mit einer oberflächlichen "Deep Research" in ChatGPT. Aber ich habe einen viel mächtigeren Workflow für mich entdeckt, der auf Kontext und Kontrolle basiert.

Mein Lieblings-Workflow: Die sich selbst verbessernde ChatGPT-Projekt-Bibliothek

Stellen wir uns vor, wir machen eine Marktanalyse und Strategie-Brainstorming für eine Möbelmarke.

Schritt 1: Der erste Schritt ist nicht, sofort mit der Recherche zu beginnen. Stattdessen erstelle ich immer ein ChatGPT-Projekt. Hier lade ich alle Hintergrundinformationen hoch – zum Beispiel ein Dokument mit einer Markenübersicht. Ich baue so eine stetig wachsende Wissensbasis auf.

Schritt 2: Der Trick ist nun, die "Deep Research" innerhalb dieses Projekts laufen zu lassen. Jetzt hat ChatGPT den wichtigen Kontext und erstellt einen viel relevanteren Forschungsbericht über deinen Zielmarkt, inklusive Empfehlungen, die zu deiner Marke passen.

Schritt 3: Diesen Bericht lade ich dann wieder in das Projekt hoch. Im Grunde "trainierst" du dieses Projekt mit allen wichtigen Forschungsergebnissen. Jetzt kannst du es anweisen, tiefere Einblicke zu liefern und verschiedene Strategiedokumente zu generieren – zum Beispiel ein detailliertes B2B-Käuferprofil oder einen Leitfaden zur Wettbewerbspositionierung. Alles ist relevant, weil das Projekt den Kontext kennt.

Warum ich das liebe: Du erschaffst ein sich selbst verbesserndes Gehirn. Je mehr du es fütterst, desto schlauer und präziser werden seine Ausgaben. Das ist das starke Fundament, bevor du überhaupt mit der Erstellung von Inhalten beginnst.

Mein Lieblings-Workflow für maximale Kontrolle: Perplexity + NotebookLM

Was aber, wenn du die Quellen komplett selbst in der Hand haben willst? Hier ist meine Go-To-Kombination. Perplexity lässt dich die exakten, neuesten Quellen kuratieren. Und NotebookLM analysiert nur das, was du importierst, mit minimalen Halluzinationen. Du kontrollierst also Input und Output.

Ein Beispiel: Ich analysiere Wettbewerber im Bereich Expense-Management-Tools.

1. Auf Perplexity bitte ich es, die Top 20 Plattformen zu finden. Wichtig: Ich sage ihm, es soll nur die URLs ausgeben. So habe ich eine saubere Liste zum Importieren.

2. Auf NotebookLM füge ich diese Liste ein und importiere alle Homepages mit einem Klick.

3. Jetzt konfiguriere ich den Chat und weise dem Notebook eine Persona zu – z.B. "Ein Growth-Berater, spezialisiert auf Marktpositionierung". Alle Antworten werden nun von dieser Perspektive aus formuliert.

4. Ich bitte es, alle Homepages zu analysieren und die 5 am häufigsten genannten Wertversprechen zu identifizieren, damit wir sie vermeiden oder verbessern können.

NotebookLM handelt jetzt als Berater, liefert nicht nur die Erkenntnisse, sondern auch strategische Chancen. Das geniale Feature ist die Berichtgenerierung. Es schlägt Formate vor (z.B. "Competitor Analysis") und innerhalb einer Minute habe ich einen umfassenden, quellenbasierten Bericht mit Gegenüberstellungen. Der große Vorteil: Alles basiert auf den aktuellsten Homepages, die ich ausgewählt habe. Die Genauigkeit ist extrem hoch.

2. Strategische Visualisierung: Aus Information wird Einsicht

Hier dreht sich alles darum, Forschungsinformationen in etwas zu verwandeln, das wir sehen und für Entscheidungen nutzen können.

Mein Go-To-Workflow: Perplexity (Recherche) + Gemini (Visualisierung)

Gemini wird hier mit seinem riesigen Kontextfenster zum mächtigen Werkzeug. Es kann komplette Forschungsberichte in den Canvas laden und in Sekunden teilefertige Visualisierungen erstellen.

So mache ich das:

1. Ich recherchiere auf Perplexity. Sagen wir, ich will die größten Frustrationen von Kunden mit Marketing-Agenturen verstehen. Ich nutze den "Social Search"-Modus, um die neuesten Reddit-Diskussionen zu finden, und aktiviere den "Deep Research"-Modus für tiefere Einblicke.

2. Das Ergebnis exportiere ich als PDF-Bericht.

3. In Gemini lade ich diesen Perplexity-Bericht hoch, aktiviere den Canvas-Modus und bitte es, den Bericht zu öffnen. Da der Kontext so groß ist, lädt es den gesamten Text.

4. Jetzt kommt die Magie: Der Canvas gibt dir Zugriff auf die Baukasten-Tools. Ich bitte es, eine Infografik zu erstellen. Aus meiner Erfahrung ist diese Canvas-Methode immer besser als ein einfacher Chat-Prompt.

Plötzlich habe ich wunderschöne Charts, Diagramme und Prozessdarstellungen, die die Geschichte des Berichts erzählen. Die gesamte Infografik ist teilefertig. Ein Bonus-Tipp: Du kannst Gemini sogar anweisen, einen "Als Bild herunterladen"-Button hinzuzufügen – kein mühsames Screenshoten mehr!

Für das nächste Level: Perplexity + Claude-Projekte für wiederholbare Dashboards

Gemini ist großartig für schnelle Visualisierungen, aber was, wenn du etwas Strategischeres, Durchdachteres brauchst? Hier glänzt Claude. In meiner Erfahrung erzeugt Claude immer präzisere, strategisch wertvollere Visualisierungen. Das Beste: Claude-Projekte erlauben es dir, Dashboard-Vorlagen als wiederverwendbare Assets zu speichern.

Mein Workflow:

1. Ich recherchiere einen Trendbericht auf Perplexity und filtere mit dem filetype:pdf-Operator nach PDFs.

2. Ich lade einen glaubwürdigen Bericht herunter.

3. In Claude erstelle ich ein neues Projekt, nenne es z.B. "Marktanalyse-Dashboard", lade den Bericht und eine bevorzugte Farbpalette hoch.

4. Ich bitte es, ein integriertes Dashboard zur Visualisierung der Erkenntnisse zu erstellen. Innerhalb einer Minute ist es fertig – mit strategischen Charts, die meine Farbpalette verwenden.

5. Jetzt kommt der Zauber: Ich füge dieses gesamte Dashboard dem Projekt als Wissen hinzu. Ich richte Custom Instructions ein, die klarstellen, dass dieses Projekt für die Dashboards-Erstellung da ist.

Die Magie passiert, wenn ich das nächste Mal einen anderen Branchenbericht habe: Ich lade ihn einfach in dieses selbe Claude-Projekt hoch, und es generiert mir jedes Mal ein Dashboard im gleichen, konsistenten Format. Das spart unglaublich viel Zeit!

3. Asset-Erstellung: Vom Kern-Gedanken zum fertigen Produkt

Hier geht es darum, die gewonnenen Ideen in verschiedene Asset-Formate zu gießen.

Mein Geheimtipp: Claude's SVG-Artefakte für editable Grafiken

Das ist ein einzigartiges Claude-Feature, das die meisten übersehen. SVG bedeutet vollständig editierbare Vektorgrafiken. Du kannst Farben, Schriftarten, alles in einem Tool wie Figma ändern. Keine andere KI macht das so gut wie Claude.

So nutze ich es:

1. Ich lasse mir von Perplexity die 10 wichtigsten Takeaways eines Events (z.B. der Canva World Tour) zusammenfassen.

2. Ich kopiere die Antwort und füge sie in Claude ein.

3. Ich prompte: "Visualisiere diese Takeaways und verwandle sie in ein SVG-Artefakt." (Dieser Zusatz ist wichtig!).

4. Claude erstellt eine wunderbare Infografik. Im Gegensatz zu Gemini ist diese SVG-Datei herunterladbar und editierbar.

5. Ich lade die Datei in Figma hoch und kann alles anpassen: Hintergrund, Schriftgröße, Titel, Elemente. Wenn ich fertig bin, exportiere ich sie direkt als Bild.

Schon habe ich ein professionelles, maßgeschneidertes Social-Media-Graphic, ohne eine spezielle KI-Content-App. Ich konzentriere mich auf das Denken, und Claude ist mein Visual Designer.

Für Präsentationen: Der Gemini-GEM & Canvas Power-Workflow

Präsentationen sind ein Top-Use-Case. Die großartige Neuigkeit: Gemini kann jetzt komplette Folien-Decks im Canvas-Modus erstellen und direkt nach Google Slides exportieren. Aber es gibt einen noch besseren Workflow, der es semi-automatisiert.

So geht's:

1. Ich erstelle einen neuen Gemini GEM (eine Art spezialisierter Assistent) namens "Präsentations-Gliederungs-Generator". In den Anweisungen definiere ich genau, was er tun soll.

2. Ich verwende den Forschungsbericht unseres Möbelmarken-Beispiels und der GEM generiert sofort eine Präsentationsstruktur mit einer Slide-by-Slide-Breakdown.

3. Ich aktiviere den Canvas-Modus und bitte Gemini, die eigentliche Präsentation basierend auf dieser Gliederung zu erstellen.

4. Innerhalb von zwei Minuten ist das Deck fertig. Gemini wählt automatisch ein passendes Theme und Bilder basierend auf dem Kontext. Es ist absolut präsentationsreif.

5. Mit einem Klick exportiere ich es als PDF oder – das ist der Hammer – direkt in Google Slides, wo ich weitere Anpassungen vornehmen kann.

Das Ultimate-Combo: Komplette Asset-Pakete mit NotebookLM & Gemini

Manchmal reichen Slides nicht. Du brauchst Videos, Toolkits, Decks – mehrere Formate für ein Thema. Dafür kombinere ich NotebookLM und Gemini, um in Stunden komplette Asset-Pakete zu bauen.

Beispiel: Ein internes Training zum Thema "Data Storytelling".

1. Ich nutze die "Discover Sources"-Funktion in NotebookLM, um autoritative Quellen (Frameworks, Best Practices, Video-Vorlesungen) zu finden und zu importieren.

2. Ich bitte es, einen Kurs-Kurrikulum zu entwerfen und speichere alles als Notizen.

3. Um Video-Lektionen zu generieren, wähle ich eine Notiz (z.B. "Modul 1") als Quelle aus und klicke auf "Video Overview". Nach wenigen Minuten ist die Video-Lektion fertig – mit Voiceover und Visuals, die auf meiner Quelle basieren!

4. Jetzt wechsle ich zu Gemini: Ich bitte NotebookLM, ein Toolkit mit Übungen und Checklisten für Modul 1 zu erstellen, kopiere die Antwort und lasse Gemini im Canvas-Modus eine Präsentation dafür bauen.

Und schwupps, habe ich ein komplettes Trainingspaket: Video-Lektion + begleitende Folien. Dieser Workflow ist nicht auf Training beschränkt. Du kannst damit Landing Pages, Pitch Decks und Business-Tools erstellen, die immer auf fundierten Recherchen basieren.

Der entscheidende Mindset-Shift

Diese Use Cases sind nur Ideen, ein Startpunkt. Lass dich davon inspirieren, aber nicht einschränken. Verstehe die Stärken der Tools und ihre Rolle in deinem Workflow-Design. Sei kreativ und denke immer einen Schritt weiter.

Es geht nicht um die Tools. Es geht um das System. Es geht darum, dass du der Dirigent dieses KI-Orchesters wirst und weisst, welche Instrumente wann zum Einsatz kommen müssen.